Agenti AI e automazioni per PMI: dove servono davvero

Nelle aziende fra 5 e 50 persone questi tre casi ripagano quasi sempre, perché il volume è alto e l'errore umano è frequente.

1. 1Documenti in arrivo: fatture, ordini, bolle, curriculum. Lettura, estrazione dei dati, inserimento nel sistema giusto, con una verifica umana sulle eccezioni.
2. 2Prima risposta alle email: classificazione per tipo di richiesta, bozza di risposta con i dati del cliente già dentro, invio dopo approvazione.
3. 3Passaggio di dati fra sistemi: preventivi, ordini, anagrafiche che oggi vengono riscritti a mano in due o tre gestionali diversi.

Sono due strumenti diversi, con costi e rischi diversi. Confonderli è il motivo per cui molti progetti costano più del necessario.

• Automazione: esegue passaggi definiti. Se arriva un file in quella cartella, rinominalo, salvalo, avvisa una persona. Prevedibile e verificabile.
• Agente AI: legge, classifica, riassume o scrive, dove il testo cambia ogni volta. Serve quando le regole rigide non bastano.
• Insieme: l'agente interpreta, l'automazione esegue. È la combinazione che funziona nella maggior parte dei casi reali.
• Sempre con approvazione umana dove l'errore ha un costo: pagamenti, comunicazioni ai clienti, dati contabili.

Le nostre fasce, al netto di IVA, per dare un ordine di grandezza.

• Assessment Digitale: 699 €, una sessione e un brief con i processi in ordine di ritorno. Accreditato sulla prima fattura.
• Progetto di AI e automazione: da 2.500 €, tipicamente 2 – 6 settimane per il primo processo in produzione.
• Dashboard e dati: da 4.500 €, 3 – 6 settimane.
• Software su misura che comprende automazioni: da 8.000 €, 8 – 16 settimane.
• Costo di esercizio: consumo dei modelli e strumenti, di norma poche decine di euro al mese sui volumi di una PMI, intestato a voi.

La domanda ricorrente è se i dati aziendali finiscono nell'addestramento di un modello. La risposta dipende da come è costruito il sistema, e va scritta nel contratto.

• Usiamo servizi con esclusione dall'addestramento e conservazione limitata, indicati per nome nel brief.
• I dati restano nei vostri account cloud: gli account e le sottoscrizioni sono intestati a voi.
• Invio ai modelli solo dei campi necessari, con anonimizzazione dove non servono i dati identificativi.
• Registro delle operazioni: chi ha chiesto cosa, cosa ha fatto il sistema, cosa ha approvato una persona.
• Ruoli e permessi già presenti in azienda, replicati nello strumento: l'AI non deve vedere più di chi la usa.

Prima di iniziare vanno registrati i valori attuali, altrimenti dopo non si può dire se il progetto ha funzionato. Le metriche che usiamo sono quattro.

1. 1Ore risparmiate a settimana sul processo, misurate su un campione reale prima e dopo.
2. 2Tasso di errore: quante pratiche tornano indietro per correzioni.
3. 3Tempo di attraversamento: da quando arriva la richiesta a quando è chiusa.
4. 4Tasso di intervento umano: quante eccezioni richiedono ancora una persona. Se non scende, il processo non era adatto.

Se dopo un mese le ore risparmiate non coprono il costo di esercizio, il processo giusto era un altro: lo diciamo e cambiamo perimetro, invece di estendere un progetto che non paga.